Kantoorklachtenregeling – 't Advocatenhuys

Kantoorklachtenregeling ’t Advocatenhuys

Artikel 1 – Begripsbepalingen
In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:
kantoor:
’t Advocatenhuys, gevestigd te Den Oever aan Oeverdijk 10.
advocaat:
de aan het kantoor verbonden advocaat dan wel een onder diens verantwoordelijkheid werkzame
persoon.
cliënt:
de natuurlijke persoon of rechtspersoon die een overeenkomst van opdracht aangaat met het
kantoor.
klacht:
iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of een onder
diens verantwoordelijkheid werkzame persoon over:

de totstandkoming of uitvoering van een overeenkomst van opdracht;
de kwaliteit van de dienstverlening;
de hoogte van een declaratie;
niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet.
klager:
de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt.
klachtenfunctionaris:
de persoon die belast is met de behandeling van klachten.

Artikel 2 – Toepassingsbereik

Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen
’t Advocatenhuys en de cliënt.
De advocaat draagt zorg voor klachtafhandeling conform deze regeling.

Artikel 3 – Doelstellingen
Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel:
a. het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een
constructieve wijze af te handelen;
b. het vaststellen van de oorzaken van klachten van cliënten;
c. het behoud en de verbetering van relaties met cliënten door middel van goede
klachtenbehandeling;
d. het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening door middel van klachtanalyse.

Artikel 4 – Informatie bij aanvang dienstverlening

Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt.
De advocaat wijst de cliënt vóór het aangaan van de overeenkomst van opdracht erop dat
het kantoor een klachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de
dienstverlening.
In de opdrachtbevestiging en/of algemene voorwaarden wordt vermeld bij welke
klachtenfunctionaris een klacht kan worden voorgelegd indien deze na behandeling niet is
opgelost.
Artikel 5 – Klachtenfunctionaris
De klachtenfunctionaris van ’t Advocatenhuys is:
mr. M.T.A.M. Mes, werkzaam bij Mooijman & Mes Advocatuur en Bewindvoering, gevestigd te Hoorn

Artikel 6 – Interne klachtprocedure

Indien een cliënt het kantoor benadert met een klacht, wordt deze klacht doorgeleid naar de
klachtenfunctionaris.
De klachtenfunctionaris bevestigt de ontvangst van de klacht aan de klager.
De klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in kennis van de klacht en stelt
zowel klager als betrokkene in de gelegenheid een toelichting te geven.
Degene over wie is geklaagd tracht samen met de cliënt tot een oplossing te komen, al dan
niet na tussenkomst van de klachtenfunctionaris.
De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen vier weken na ontvangst van de klacht.
Indien deze termijn niet haalbaar is, wordt klager hierover geïnformeerd met vermelding van
een nieuwe termijn.
De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk op de
hoogte van het oordeel over de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, wordt dit schriftelijk bevestigd.

Artikel 7 – Geheimhouding en kosteloze behandeling

De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de behandeling van de
klacht geheimhouding in acht.
De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de behandeling van de klacht.

Artikel 8 – Verantwoordelijkheden

De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige behandeling van de klacht.
Degene over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte van eventueel
contact met klager.
De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte van de voortgang van de
klachtbehandeling.
De klachtenfunctionaris houdt een klachtdossier bij.

Artikel 9 – Klachtregistratie

De klachtenfunctionaris registreert iedere klacht met vermelding van het klachtonderwerp.
Een klacht kan in meerdere categorieën worden ingedeeld.
De klachtenfunctionaris brengt periodiek verslag uit over de afhandeling van klachten.
Minimaal eenmaal per jaar worden de verslagen en aanbevelingen – voor zover van
toepassing – besproken en zo nodig omgezet in maatregelen ter verbetering van de
dienstverlening.

Artikel 10 – Onopgeloste klachten

Indien klager van oordeel is dat zijn klacht na behandeling op grond van deze klachtenregeling niet is opgelost, kan de klacht worden voorgelegd ter verkrijging van een bindende uitspraak aan de bevoegde civiele rechter.
Klager die zich tot de civiele rechter wendt zoals bedoeld in lid 1, draagt zelf de kosten van die procedure, onverminderd het recht op een eventuele proceskostenveroordeling.